การวิเคราะห์ระบบจะเป็นขั้นตอนที่บอกให้ทราบว่า
ใครจะเป็นผู้ใช้ระบบ ระบบจะทำอะไรบ้าง จะใช้กันที่ไหน และใช้เมื่อไร
หากมีงานในระบบเดิมอยู่แล้ว ก็ต้องเข้าไปทำการศึกษาระบบเดิมที่มีอยู่ว่าเป็นอย่างไร
หาวิธีการปรับปรุงให้ดีขึ้น ตลอดจนพัฒนาแนวคิดต่างๆ สำหรับระบบใหม่
ดังนั้นการวิเคราะห์ระบบคือ
กระบวนการศึกษา สำรวจ วิจัย เพื่อทราบข้อมูล สาเหตุ หรือคำตอบเพื่อ
นำไปสู่การปรับปรุงระบบการทำงานต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
รวมถึงนำข้อมูลที่ได้จากการประเมินผล มาใช้ในการแก้ไขข้อบกพร่องในส่วนต่างๆ
ของเทคโนโลยี หรือการดูข้อมูลย้อนกลับ (Feed back) เพื่อนำมา วิเคราะห์ระบบทำให้เกิดวิธีการหรือขั้นตอน
(System Approach) เพื่อนำไปแก้ปัญหาอย่างตรงเป้าหมายและ
การปรับปรุงที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
ซึ่งขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบ
มีดังนี้